（修订）

第一章  总 则

第一条 为加强我校教职工人事档案管理工作，提高人事档案管理水平，促进人事档案管理的制度化、规范化、科学化，充分发挥人事档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《干部人事档案材料收集归档规定》及有关法律、法规，结合我校实际情况，制订本办法。

第二条 人事档案是教职工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、领导水平、工作实绩以及奖励处罚等情况的综合记录，也是历史地、全面地、客观地考察了解和正确选拔、培养、使用干部的重要依据。

第三条 人事档案管理工作，必须严格贯彻执行国家、省、市有关档案、保密的法律、法规和制度，确保人事档案的完整和安全。

第四条人事处是全校教职工人事档案的主管部门，负责建立和完善教职工人事档案方面的规章制度。学校人事处设人事档案室。

第二章  档案室工作职责

第五条 学校人事档案室的工作职责是：

（一）贯彻执行党和国家及上级有关部门关于人事档案工作的政策、法规和规定；

（二）进行人事档案工作调查研究，开展对全校各部门人事档案的建设和业务指导工作；

（三）负责接收、收集、整理、保管全校职工人事档案的有关材料；

（四）负责办理教职工人事档案的查阅、借阅工作；

（五）负责依据档案材料为学校有关部门提供教职工的基本情况；

（六）负责依据人事档案材料，出具各类有效证明；

（七）负责教职工人事档案的转递工作；

（八）负责做好人事档案的安全、保密、保护工作；

（九）做好人事档案管理方法研究，充分利用现代信息技术手段，实现人事档案的科学化、规范化、标准化管理。

第三章  档案材料

第六条 学校人事档案室负责接收有关部门在教职工任免、调动、上挂下派、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映教职工德、能、勤、绩、廉的材料,并及时归档，不断充实档案内容。

第七条 档案材料收集归档的范围是：

（一）履历材料；

（二）自传材料；

（三）鉴定、考核、考察材料；

（四）学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学籍、培训结业成绩表和评聘专业技术职务审批材料）；

（五）政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料等）；

（六）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；

（七）奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹等）；

（八）处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见等）；

（九）录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；

（十）其他可供组织上参考的材料。

第八条 人事档案材料收集、鉴定、归档要求是：

（一）人事档案材料收集、鉴定、归档工作遵循真实、全面、及时、规范的原则，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实完善人事档案的内容；

（二）收集的材料必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实完整、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归档。不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别可分情况予以处理，该退还本人的退还本人；

（三）归档材料一般应为原件材料。证书、证件等特殊情况需要用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作部门公章或组织、人事部门公章；

（四）归档材料不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝墨水和复写纸书写，材料纸张一律使用A4纸型；

（五）归档的成套材料必须首尾完整，缺少的部分应当进行登记并及时收集补充；

（六）建立人事档案材料收集归档机制，学校各部门应确定1名政治思想素质高、作风正派、原则性强的中共党员同志为兼职档案员。职能部门形成的应归档的人事档案材料，必须按有关规定规范制作，在材料形成之日起一个月内按要求送交人事档案室归档并履行移交手续；

（七）学校人事档案室应当建立联系体制，及时掌握形成人事档案材料的信息，主动向人事档案材料形成部门、教职工和其他有关方面收集人事档案材料；

（八）学校人事档案室对收集到的教职工人事档案材料，要及时进行登记、分类、编号、立卷归档、入盒入库，编制检索工具；

（九）符合归档要求的材料，档案员必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档；

（十）收到转来的档案，经核对无误后，档案员应将回执签名盖章后立即寄回；

（十一）校级领导干部的档案，复制副本留存备用。

第九条 人事档案的转递要求是：

（一）转递人事档案，必须有任免文件，调动通知，联系函件等材料，并经学校人事部门负责人签署意见、分管校领导审批后方可转出；

（二）人事档案必须密封后通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。如果用人单位同意自带档案，需要对方单位出具同意自带档案函；

（三）转出的档案必须完整齐全，并按规定认真地整理装订，不得扣留材料或分批转出；

（四）转出材料必须按统一规定的“档案转递通知单”所列项目详细登记，严密包封，逾期（一个月）收不到回执，必须催问，以防丢失；

（五）转递人事档案和材料必须及时，不得积压、拖延。

第十条 人事档案的检查、核对、统计要求是：

（一）档案员要经常对人事档案进行检查、核对，特别是要定期核对内容、目录，检查电子档案和纸质档案是否一致，发现差错及时纠正；

（二）档案员要定期核对教职工档案是否与其部门位置相符，有无错放；

（三）核对工作每年进行一次，如遇特殊情况，必须及时进行检查、核对、更正；

（四）档案员每年要对人事档案总数和分类情况进行一次统计。对在职、离退休、死亡人员档案及档案的转进、转出、查阅、借用情况都要建立账册，进行详细统计。

第四章  档案的使用

第十一条 档案的查阅和借用范围是：

（一）因教职工入党、出国（境）、任免、考察、审查、调动、退休、工资待遇、组织处理和逝世后写悼词以及复查、甄别等需要了解职工情况时，可提供档案查阅或借用；

（二）因编写党史资料、人物传记、地方志等需要了解当事人的经历和社会实践情况，而当事人已死亡的可提供档案中的履历与自传内容查阅或借用；

（三）学校分管干部任免、调动、退休、调资等工作的部门需要时可借用；

（四）有关部门办理案件时可查阅。

第十二条 查阅、借用档案的具体要求是：

（一）查阅、借用档案的理由必须符合规定范围；

（二）查阅部门应填写《集宁师范学院查阅干部档案审批表》，办理审批手续,并在档案室内查阅；

（三）外单位查阅须凭人事组织部门介绍信，并办理审批手续后方能查阅；

（四）档案管理部门要根据规定，确定是否提供和提供什么材料；

（五）任何人不得借、阅本人及其直系亲属档案；

（六）任何个人不得查阅本部门领导干部的档案，因情况特殊须查阅的，由干部管理权限的主管部门查阅；

（七）借、阅者必须爱护档案，注意保持档案的清洁，不得拆散档案。严禁圈划、涂改、抽取、撤换、污损档案材料；

（八）借用、查阅档案的部门或个人，未经批准，不得擅自拍摄、复制档案内容。确因工作需要摘抄、复制档案内容的，必须请示人事档案管理部门负责人批准后才能摘抄、复制。摘抄、复制的材料由人事处认可盖章，使用人员保管好，不得转给无关人员，用完后要立即销毁；

（九）档案一般不外借。如确实需要借出使用时，要说明理由，经人事档案管理部门负责人批准，并经过档案管理人员严格登记手续，限一周内归还。借用的档案必须保证绝对安全，要严格保密，妥善保存，不得擅自转借他人，也不得交无关人员和本人翻阅，用完要及时归还；

（十）查阅、借用档案者必须严格遵守保密制度和阅档规定，不得向无关人员泄漏档案内容，违者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分；属于假公济私者，按《中华人民共和国档案法》有关规定处理。

第五章  档案的安全与保密

第十三条 根据中共中央组织部、国家档案局《干部档案工作条例》，按照安全保密、便于查找的原则要求，对人事档案应严密、科学地保管，确保人事档案的绝对安全。

第十四条 人事档案管理人员必须加强政治、业务学习，不断增强责任感、事业心，认真履行人事档案管理人员职责，做好档案库房的防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防蛀、防水等“八防”工作。

第十五条 人事档案管理人员必须严格遵守党和国家的保密制度。不得保管自己及亲属的档案，不准向无关人员谈论档案内容，不准使用通讯设施提供人事档案内容，不准携带人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。

第十六条 人事档案的管理要规范化。必须登记造册，建立档案名册、档案材料收集登记簿、档案转递登记簿和查借阅档案登记簿。查阅、借阅、转递人事档案一定要按规定办理审批和登记手续，并按保密规定做好保密工作，严格遵守查借阅档案注意事项。

第十七条 对已破损和字迹褪色的档案，要及时写出报告，经主管领导批准，组织人力、物力进行修复或复制。

第十八条人事档案工作中形成的废纸一律按保密纸处理。

第十九条 人事档案应及时归档，不得私自拆封、保存。对伪造、涂改、销毁材料和利用档案材料营私舞弊的，要视情节轻重，予以严肃处理。对违反国家《档案法》、《保密法》的，要依法处理。

第二十条 按规定配置档案专用库房、阅档室和档案管理人员办公室，库房内配备空调机、加湿器、灭火器、温湿度表等设备，保持库房的清洁和库内适宜的温湿度。

第二十一条 档案库房为机要房，无关人员不得入内。不准随意将档案拿出库房。在库房，阅档室和办公室严禁吸烟和放置易燃、易爆的物品及杂物。

第二十二条下班前，档案员须及时将档案入库并检查电源切断、门窗关闭、监控电眼运行等情况。

第六章  电子档案管理

第二十三条 人事电子档案的安全和保密与纸质档案同样重要，应配备专门的管理人员，做到纸质档案与电子档案分人管理。

第二十四条 人事电子档案配备专用电脑，不得与校园网及互联网相连。不得使用移动存储设备与电脑相连。非本室工作人员不得使用本室电脑。

第二十五条 人事电子档案的维护工作应及时，人员信息录入应确保完整、准确、真实并进行阶段性数据备份。

第二十六条 未经批准不得提供、复制人员信息，无关人员不得查看人员信息。贮有人员信息的存储介质应由专职人员保管。

第七章 附 则

第二十七条 职工辞职、退职、被辞退、被除名等，其人事档案原则上转至市人才交流服务中心。

第二十八条 本办法适用于全校教职工人事档案的管理，因各种原因暂存我校的人事档案不执行此办法。

第二十九条 凡销毁材料必须详细登记，并报请人事档案管理部门负责人审查后，呈报分管校领导批准，由专人负责监销。

第三十条 本办法由学校人事处负责解释。

第三十一条 本办法自发布之日起施行，原《集宁师范学院教职工人事档案管理办法》（2013年5月1日）同时废止。