集宁师范学院音乐学院档案室管理与工作办法

 

档案室管理制度

1.档案室是机要重地，为确保安全，防止泄密，非档案人员不得入内。

2.档案室是存放档案资料的专用库房，档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆及其它有损档案资料的物品。

3.室内必须清洁卫生，要有防光、防盗、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫等设施，及时更换驱虫药物，定期检查电器设备、消防器材等设施，保证安全可靠实用。

4.档案室里柜橱要按类、按序编号排列整齐，便于通风顺畅。

5.档案人员每天对档案室温湿度进行检查、记录并采取措施，使室内温湿度控制在规定的范围之内。

6.对档案室里的档案资料做到勤检查，发现问题及时报告，并采取必要的措施。

档案管理员职责

1.热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，钻研业务。

2.认真贯彻执行国家、省、市档案部门制定的关于档案工作的各项方针、政策和业务规范。

3.制订档案工作计划和长远规划。

4.制定各项档案管理制度。

5.负责文件材料的收集、分类、整理和立卷归档工作，编制档案检索工具。

6.参与档案设备开箱验收工作，确保归档文件材料的齐全完整。

7.做好档案统计工作，对档案收进、移出进行登记。

8.认真开展档案利用工作，编写适应工作需要的档案参考资料。

9.做好档案的统计鉴定工作。

10.加强对档案库房的管理，定期对库房档案进行检查。

11.对内部科室、所属单位档案工作进行培训、监督和指导。

12.加强档案保密工作，严格遵守保密制度。

档案保管制度

为了保护好档案，维护档案的完整与安全，便于保管和利用，特制定本制度。

1.接收档案必须认真验收，并办理交接手续。

2.存放档案必须有专用柜架。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，从左至右，自上而下，以便于管理、查找和利用。

3.存放照片、录音带、磁带、光盘需用特制的密封盒和专用的卷盒是，按编号顺序排列在专用柜内。

4.定期清理核对库藏档案，检查保管质量，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案进行修复，发现问题及时处理。

5.档案库房是集中保管档案的基地，必须有铁门铁窗铁柜等防护设施。

6.档案库房应配置调控器、湿度的设施和设备，使库房温湿度基本保持在温度14-24摄氏度，相对湿度45-60%之间。

7.档案库房不应靠近易燃易爆物体和散发有污染腐蚀气体的场所。

8.档案库房要防止阳光直射，库记照明光源应用白炽灯。

9.库房内要配备消防灭火器材，严禁吸烟和使用明火。

10.应保持档案库房整齐干净，档案入库前必须严格检查要、消毒，档案柜内应放置防霉、防虫药物。

11.档案对接收、移出、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。

集宁师范学院音乐学院

2017年8月